Empresa divulga vaga para Auxiliar Administrativo – Candidate-se a vaga

O que faz um auxiliar administrativo?

O auxiliar administrativo, como o próprio nome diz, tem a função de dar apoio à administração de uma empresa em suas tarefas diárias. Ele pode trabalhar em organizações dos mais variados portes e segmentos, geralmente dando suporte a mais de um setor interno, como, por exemplo: compras, pessoal, logística, estoque, financeiro, marketing, etc.

Por esse motivo – o de abarcar uma ampla gama de atividades diárias -, a função do auxiliar administrativo pode variar de acordo com o segmento da empresa onde ele trabalha. Por exemplo, se você é um auxiliar administrativo em um consultório médico, é possível que tenha mais afinidade com prontuários médicos, guias de exame e sistemas de planos de saúde.

Agora, se você é auxiliar administrativo em um escritório de advocacia, é mais interessante que você saiba ou aprenda a lidar com processos e documentos voltados para esta área. De qualquer maneira, é possível estabelecer algumas tarefas comuns a praticamente todos os profissionais dessa área:

  • Estruturação e organização de arquivos de documentos
  • Serviços auxiliares de controle financeiro
  • Preenchimento de formulários, planilhas e outros documentos
  • Atendimento (telefone, e-mail)
  • Encaminhamento interno de clientes e visitantes da empresa
  • Recebimento de fornecedores e encaminhamento dos materiais recebidos
  • Elaboração de agendas
  • Redação e digitação de documentos e comunicados
  • Participação em reuniões de vários setores, sempre que solicitado

Como se pode deduzir, a rotina de um auxiliar administrativo não é nada monótona, pois ele está sempre mudando de atividade e indo de um lado a outro da empresa para atender aos diversos setores. A organização, aliás, é uma das maiores qualidades esperadas desse profissional. Afinal de contas, ele terá que administrar muito bem tudo o que lhe pedem para poder dar conta do recado de forma eficiente.

Um auxiliar administrativo pode também se especializar no apoio a uma determinada área da empresa. Por exemplo, se trabalhar lado a lado com o departamento financeiro, vai se encarregar de trabalhos mais específicos, como o lançamento de notas fiscais e ajuda nos balanços financeiros. Caso trabalhe no setor de pessoal, atuará em atividades como auxílio na administração das folhas de ponto, folhas de pagamento e de documentos relativos a férias, vales transporte e alimentação.

Trabalhar como auxiliar administrativo é, muitas vezes, a porta de entrada para alcançar cargos mais altos na empresa, haja vista que estes profissionais costumam estar por dentro de tudo o que acontece na empresa, além de serem competentes em múltiplas áreas de conhecimento.

O que um auxiliar administrativo faz?

As funções específicas do cargo variam de acordo com a experiência, o cargo e a especialidade. De maneira geral, o trabalho de um assistente administrativo pode envolver as seguintes funções:

  • Atendimento ao cliente e fornecedores;
  • Gerenciar e-mails, chamadas e correspondências;
  • Revisar documentos de escritório, como faturas e relatórios;
  • Arquivamento e organização de documentos em papel, além de documentos eletrônicos, como e-mails, faturas, relatórios e outros registros;
  • Agendar e coordenar reuniões profissionais, entrevistas e compromissos;
  • Manter um calendário e coordenar o fluxo de trabalho e reuniões;
  • Preparar pautas de reuniões de forma a maximizar a eficiência do tempo;
  • Reserva de salas de conferência e outros locais de reunião;
  • Manter a organização do escritório e resolver quaisquer problemas ou pendências;
  • Solicitar materiais em falta e manter o estoque;
  • Realizar pesquisas gerais e fornecer informações e recomendações;
  • Preparar apresentações, documentos e outros relatórios.

Quais habilidades um auxiliar administrativo precisa desenvolver?

  • Conhecimentos de softwares: as atividades cotidianas requerem que o profissional saiba lidar com softwares, como o Excel, para gerenciar planilhas, e o PowerPoint, para criar apresentações.
  • Habilidades multitarefas: na área da administração há diversas tarefas essenciais, como organização, negociação e gerenciamento. Assim, o profissional deve ser capaz de lidar com várias demandas ao mesmo tempo.
  • Habilidades de comunicação verbal e escrita: Você deve ter um domínio sólido da língua portuguesa para redigir e-mails e comunicados. Ainda, deve saber se comunicar com clareza para negociar com fornecedores e repassar as informações para os superiores.
  • Habilidades interpessoais: O auxiliar administrativo vai trabalhar com muitas pessoas, incluindo clientes, fornecedores e colegas de escritório. É fundamental ter calma para saber ouvir e conviver da melhor maneira possível.
  • Habilidades organizacionais: O profissional vai precisar trabalhar com muitos arquivos, digitais e físicos. E a organização é fundamental para ser capaz de localizar um documento ou recuperar protocolo a qualquer momento.
  • Orientação aos detalhes: Como falamos ao longo do artigo, trabalhar com documentação é rotina da profissão. Para isso, é preciso ter orientação aos detalhes para ser capaz de revisar os dados e identificar se há alguma imprecisão.
  • Capacidade de tomar decisões: a rotina administrativa implica muitas funções simultâneas e cabe ao profissional ser capaz de priorizá-las e tomar decisões com rapidez e facilidade.

Salário de um auxiliar administrativo

De acordo com o site Salario.com.br, que compila dados do Novo CAGED, eSocial e Empregador Web, o salário de um auxiliar administrativo no Brasil é em média R$ 1.631,36. E é claro que essa remuneração pode variar conforme a região do país, o nível de experiência do colaborador e também do tipo e porte da empresa contratante. Responsabilidades:

  • Gestão de de contas a pagar e receber.
  • Controle de entradas e saídas do estoque.
  • Alimentar as entradas e saídas do fluxo de caixa.
  • Gerar relatórios financeiros para a administração e a contabilidade.
  • Avaliar Notas Fiscais de saída e entrada
  • Monitorar o controle de ponto dos colaboradores
  • Emitir comunicações internas online e offline.

Atitudes Desejadas:

  • Escuta ativa.
  • Subordinação.
  • Organização.
  • Comunicação assertiva.
  • Dinamismo.
  • Responsabilidade.
  • Atenção.

Dias e Horários de trabalho:

  • Segunda até sexta-feira: 9h às 18h.
  • Sábado: 9h às 13h.

 

  • Experiência de um ano como Auxiliar Administrativo(a).
  • Ensino Médio Completo.
  • Domínio do Microsoft Excel.

Será um diferencial:

  • Ensino Superior Completo em Administração, Gestão Empresarial ou Ciências Contábeis.
  • Conhecimento de ERP: Sankya, Totvs, SAP, entre outros.

 

  • Plano de saúde opcional.(50%).
  • Vale Alimentação.

Perspectiva de Crescimento:

  • Atuar como Coordenador(a) Administrativo(a) Financeiro.

Candidate-se a vaga aqui.

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