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Entenda a função do secretário na gestão administrativa

A gestão da secretaria escolar é uma das principais tarefas na manutenção de uma instituição de ensino e essa função importantíssima depende de um profissional fundamental: o secretário escolar. Muita gente subestima a importância desse colaborador, mas o secretário ou a secretária escolar é responsável por funções indispensáveis na gestão educacional e administrativa. Por isso, é essencial ter uma pessoa competente, disposta e de confiança nessa posição — e também reconhecer a relevância de seu trabalho, que influencia vários setores diferentes da escola. Para ajudar sua gestão, este texto busca apresentar as principais funções de um secretário escolar, suas características ideais e a maneira com que ele pode potencializar o sucesso da instituição.

Quais são as funções do responsável pela secretaria escolar?

Como já sabemos, o trabalho de um secretário ou secretária escolar é muito amplo. Suas funções vão muito além da recepção da escola, alcançando até gestão financeira, matrículas, rematrículas e mais. Inclusive, esse profissional deve trabalhar de forma profundamente integrada com a gestão pedagógica, participando do planejamento, da organização e da execução do ano letivo.

Mas para ajudar a entender melhor o papel que ele deve ocupar, apresentamos, a seguir, as principais funções do secretário escolar:

Atender à comunidade escolar e ao público interessado em conhecer a instituição

Esta é uma função bastante conhecida na gestão da secretaria escolar. É esse setor que recebe o contato de alunos, pais e responsáveis interessados em  realizar a matrícula, assim como é ele que atende muitas das demandas diárias da comunidade escolar.

Entre essas demandas, o secretário pode ter de enfrentar queixas de alunos, reclamações de professores, problemas educacionais e até questões de bullying.

Dessa forma, o secretário precisa ser muito bom no atendimento ao público, ter jogo de cintura para resolver problemas e acalmar as pessoas, e saber para quem encaminhar cada situação, quando ela não puder ser resolvida ali.

Além disso, também é fundamental a esse profissional ser ágil e eficiente em cada atendimento, tanto para mostrar profissionalismo quanto para evitar a perda de tempo — sua própria e também das pessoas que ele estiver atendendo.

Realizar matrículas e rematrículas

Também é função da secretaria escolar realizar matrículas e rematrículas para o período letivo. O secretário é responsável por organizar os documentos, conseguir as assinaturas necessárias, registrar e atualizar todas as informações e até preparar a entrada de cada aluno em turmas adequadas.

Por isso, o período de rematrículas tende a ser bastante estressante no setor. Afinal, é o momento de atualizar as informações da maioria dos alunos da escola, além de registrar novos estudantes.

Como a gestão escolar pode manter a secretaria organizada em período de rematrículas?

O secretário escolar também precisa lidar com o desligamento de alunos. Então cabe a ele entregar todos os documentos, registrar a saída e, se possível, tentar entender o motivo para a evasão.

Organizar os documentos da gestão escolar

A gestão de documentos na instituição de ensino talvez seja a mais importante responsabilidade de um secretário.

É função desse profissional receber e lidar com um grande número de documentos de alunos, pais, responsáveis, professores, colaboradores e da própria gestão administrativa escolar.

Esse trabalho envolve, principalmente, organizar todas as informações de forma eficiente e acessível. Isso porque todas devem ser fáceis de encontrar sempre que necessário, para evitar perda de tempo e — pior — o extravio de algum documento importante.

Além disso, é fundamental levar em conta as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais LGPD para evitar riscos de segurança da informação.

Fazer a comunicação com a comunidade escolar

O secretário ou a secretária escolar é responsável por boa parte da comunicação realizada com alunos, pais, responsáveis, além dos membros do corpo docente e da gestão educacional. É ele, ou ela, quem emite avisos e comunicados para toda a comunidade, além de servir, às vezes, como ponte entre alunos e a coordenação da escola.

A comunicação escolar pode ser potencializada com o uso de ferramentas que automatizam  o envio de mensagens, como é o caso do Portal do Aluno Sponte, que faz isso e muito mais. É por meio dessa comunicação que a secretaria escolar busca resolver demandas dos estudantes, além de engajá-los ainda mais na realidade da instituição.

O que um bom secretário ou secretária escolar precisa para ajudar no sucesso da instituição?

  • Eficiência e organização
  • Boa comunicação
  • Capacitação
  • Apoio e reconhecimento da gestão escolar
  • Ferramentas adequadas

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