Entenda a função do secretário na gestão administrativa
A gestão da secretaria escolar é uma das principais tarefas na manutenção de uma instituição de ensino e essa função importantíssima depende de um profissional fundamental: o secretário escolar. Muita gente subestima a importância desse colaborador, mas o secretário ou a secretária escolar é responsável por funções indispensáveis na gestão educacional e administrativa. Por isso, é essencial ter uma pessoa competente, disposta e de confiança nessa posição — e também reconhecer a relevância de seu trabalho, que influencia vários setores diferentes da escola. Para ajudar sua gestão, este texto busca apresentar as principais funções de um secretário escolar, suas características ideais e a maneira com que ele pode potencializar o sucesso da instituição.
Quais são as funções do responsável pela secretaria escolar?
Como já sabemos, o trabalho de um secretário ou secretária escolar é muito amplo. Suas funções vão muito além da recepção da escola, alcançando até gestão financeira, matrículas, rematrículas e mais. Inclusive, esse profissional deve trabalhar de forma profundamente integrada com a gestão pedagógica, participando do planejamento, da organização e da execução do ano letivo.
Mas para ajudar a entender melhor o papel que ele deve ocupar, apresentamos, a seguir, as principais funções do secretário escolar:
Atender à comunidade escolar e ao público interessado em conhecer a instituição
Esta é uma função bastante conhecida na gestão da secretaria escolar. É esse setor que recebe o contato de alunos, pais e responsáveis interessados em realizar a matrícula, assim como é ele que atende muitas das demandas diárias da comunidade escolar.
Entre essas demandas, o secretário pode ter de enfrentar queixas de alunos, reclamações de professores, problemas educacionais e até questões de bullying.
Dessa forma, o secretário precisa ser muito bom no atendimento ao público, ter jogo de cintura para resolver problemas e acalmar as pessoas, e saber para quem encaminhar cada situação, quando ela não puder ser resolvida ali.
Além disso, também é fundamental a esse profissional ser ágil e eficiente em cada atendimento, tanto para mostrar profissionalismo quanto para evitar a perda de tempo — sua própria e também das pessoas que ele estiver atendendo.
Realizar matrículas e rematrículas
Também é função da secretaria escolar realizar matrículas e rematrículas para o período letivo. O secretário é responsável por organizar os documentos, conseguir as assinaturas necessárias, registrar e atualizar todas as informações e até preparar a entrada de cada aluno em turmas adequadas.
Por isso, o período de rematrículas tende a ser bastante estressante no setor. Afinal, é o momento de atualizar as informações da maioria dos alunos da escola, além de registrar novos estudantes.
Como a gestão escolar pode manter a secretaria organizada em período de rematrículas?
O secretário escolar também precisa lidar com o desligamento de alunos. Então cabe a ele entregar todos os documentos, registrar a saída e, se possível, tentar entender o motivo para a evasão.
Organizar os documentos da gestão escolar
A gestão de documentos na instituição de ensino talvez seja a mais importante responsabilidade de um secretário.
É função desse profissional receber e lidar com um grande número de documentos de alunos, pais, responsáveis, professores, colaboradores e da própria gestão administrativa escolar.
Esse trabalho envolve, principalmente, organizar todas as informações de forma eficiente e acessível. Isso porque todas devem ser fáceis de encontrar sempre que necessário, para evitar perda de tempo e — pior — o extravio de algum documento importante.
Além disso, é fundamental levar em conta as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais LGPD para evitar riscos de segurança da informação.
Fazer a comunicação com a comunidade escolar
O secretário ou a secretária escolar é responsável por boa parte da comunicação realizada com alunos, pais, responsáveis, além dos membros do corpo docente e da gestão educacional. É ele, ou ela, quem emite avisos e comunicados para toda a comunidade, além de servir, às vezes, como ponte entre alunos e a coordenação da escola.
A comunicação escolar pode ser potencializada com o uso de ferramentas que automatizam o envio de mensagens, como é o caso do Portal do Aluno Sponte, que faz isso e muito mais. É por meio dessa comunicação que a secretaria escolar busca resolver demandas dos estudantes, além de engajá-los ainda mais na realidade da instituição.
O que um bom secretário ou secretária escolar precisa para ajudar no sucesso da instituição?
- Eficiência e organização
- Boa comunicação
- Capacitação
- Apoio e reconhecimento da gestão escolar
- Ferramentas adequadas
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